办公室人员如何做好行政管理工作

周永国

摘要：近年来，行政办公室已逐渐成为体现单位综合服务能力的机构，并成为其核心部门之一。因此，行政办公室更要充分发挥出其在行政管理工作中的作用，通过不断提升自身工作的质量水平，更好促进单位综合行政能力的提升。但是目前我国大部分行政办公室在进行行政管理工作时都存在着或多或少的问题，导致行政管理工作难以发展，行政管理质量参差不齐。为此，如何在新时代背景下做好行政管理工作，也成为办公室相关工作人员急需思考与改进的重点内容。

关键词：办公室行政管理;问题;对策

一、办公室行政管理工作概述

（一）含义。行政办公室是处理单位各部门日常行政事务的重要机构，在整个行政管理过程中，有着承上启下的作用，更是被称为维持单位运作的中枢机构。办公室行政管理工作主要包括会议管理和事务管理。会议管理涵盖会前筹备，即会议策划和会议筹备;会中服务，包括做好会议接待和现场服务、收集编发会间信息、会议管理控制等;会后服務，包括清理会场与送别、决算会议经费、收集整理文件资料、落实会议精神和会议总结等。事务管理包括办公环境管理、办公室日常事务管理和专题活动等。

（二）主要特点。一是服务性。办公室行政事务管理主要是对相关事务的管理，由于其工作内容所涉及的部门十分广泛，所以通过加强各部门的联系与对其日常事务的管理，从而能有效地将繁杂的信息进行统计归类，促进单位综合行政能力的提升，进而为单位管理者的决策服务。二是复杂性。由于其所涉及的部门多、包含的内容广，从而也导致其工作内容十分复杂。三是困难性。就目前而言，办公室行政事务管理皆具有任务重、工作时间长、发展目标不明确等问题，而这些问题也决定了开展办公室行政事务管理的困难性。

（三）主要职能。一是助手职能。办公室通过有效加强行政管理工作，可以更好地促进相关政策文件的实施与落实，从而实现促进单位综合行政能力提升的最终目的。二是辅助决策职能。办公室行政管理主要是通过对各部门日常行政工作的内容进行统计分析，并予以归纳，从而在繁杂的信息中筛选出正确精练的信息，进而有效降低领导者工作的压力，同时为领导作决策提供必要的数据与资料支持。三是协调职能。办公室是确保各级部门领导与工作人员紧密联系的重要机构，通过加强二者之间的联系，并通过对其工作内容进行系统的统计与分析，能更好地保证信息的真实性与准确性，促进单位行政管理工作效率的提升。四是宣传职能。这是指通过对相关政策文件的宣传与解读，从而有效提升相关工作人员与广大群众对其的认识与理解。

二、目前办公室行政管理工作存在的问题

（一）管理制度不够完善。目前部分政府机构的发展与运行出现了一定问题，比如，在工作过程中秩序混乱、各个部门岗位职责划分不清等现象的出现，这些都与管理制度不够完善息息相关。同时由于管理制度的缺失，使得相关工作人员在工作过程中，容易出现自由散漫的工作心态，从而影响了办公室行政工作的正常运行与开展，进而使得行政管理工作的效率与质量无法得到有效提升。

（二）管理水平相对落后。在办公室行政管理工作过程中，由于部分工作人员所关注的只是自身工作范围的事务，在工作中显得过于被动，从而对工作过程中所出现的其他问题表现出一种漠视的态度。有时当领导对相关问题提出了一定的要求与指示，才会对其进行整改和优化。同时，有些办公室人员缺乏管理艺术，导致各项工作协调与沟通不顺畅，进而使办公室行政工作的效能有待提升。

（三）相关管理人员的综合素质较低。在办公室行政事务管理过程中，由于部分管理人员与工作人员对于行政管理工作的重视程度不足、认识不够，并且还由于相关工作人员的个人综合能力与专业技能知识存在着一定的不足，从而导致行政事务管理的工作无法得到有效开展。例如缺乏对办公室行政人员的专项技能知识培训，政策认识和执行能力就无法跟进与提高，难以紧跟政策的调整与形势的变化。

三、新时代背景下做好行政管理工作的对策分析

（一）完善行政管理制度建设。无论是单位还是企业管理过程中，制度始终是提升行政管理工作质量与效率的重要工作内容。因此，通过积极合理的手段构建完善的规章制度，就显得十分必要。同时，在构建规章制度时，要根据行政管理工作的实际情况，制定符合政府或者企业自身发展状况的规章制度。在制度落实过程中明确划分责任，通过将责任落实到部门、落实到个人，从而更好地进行权责分配。最后要针对目前各部门所存在的问题进行全面系统考虑，根据工作性质和内容的变化及时调整制度，避免因制度陈旧或偏离而影响制度落实的科学性和合理性。

（二）提升行政管理人员综合素质。相关部门要积极组织从事行政管理工作的人员，进行全面系统的教育培训，包括专项培训、外出学习、参与研讨、论坛等多种形式，有效促进行政管理人员综合素质的提升。同时通过系统的培训，还能为其树立正确的行政管理观念，激发个人改进工作的热情，通过正面的激励帮助其增强工作的满足感，提高工作的积极性和主动性。

（三）加强信息化技术在行政事务管理中的应用。随着互联网技术的更新换代，信息化技术被广泛应用于各行各业。基于这样的背景，积极将信息化技术应用在行政事务管理的过程中，可以有效促进办公室行政事务管理质量与效率的提高。同时，由于行政事务管理本身具有一定的复杂性，通过应用信息化技术后，就可以将原本纷繁杂乱的信息数据进行系统的归纳统计，为有关政府部门提供准确、全面以及符合政府目前发展状况的数据信息，从而有效促进政府综合实力的提高与发展。

（四）合理对行政管理人员进行考核激励。要想有效保证办公室行政管理工作的有序进行，既要有一定的激励机制，同时也要进行必要的考核量化。通过完善考核量化标准，规范行政管理人员的行为，明确岗位职责，对其工作的业绩和贡献进行价值评定。促使管理人员不断改进工作方法，加强各部门行政管理过程中的沟通与交流，提升办公室行政管理的质量与效率。

综上所述，加强对行政管理工作的重视程度与实施力度，对保障政府或者企业的稳定发展与正常运行有着重要促进作用与现实意义。而且随着中国特色社会主义进入新时代，行政管理工作所面临的挑战与困难也日益增多。因此，有效构建完善的行政事务管理制度，提升相关工作人员的综合素质，加强信息化技术在行政管理工作中的应用，明确其自身定位，可以在满足社会新的需求的同时，不断推动政府或者企业的可持续发展与稳定运行。

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