做好机关档案管理工作的实践分析与研究

王浩

摘要：机关档案作为工作发展和记录的重要凭证，为后续工作的开展起着重要的保障作用，为此需要做好机关档案的管理工作，本文对此进行简单分析。

关键词：机关档案;管理工作;问题;实践分析

一、机关档案管理及其工作的重要性

（一）机关档案管理

档案管理也被称为档案工作，该工作是一个总称，包含了对档案实体的管理、档案信息的管理和提供档案信息服务等各项工作的总称、档案管理工作是国家档案事业中一项最基本的工作，而机关档案管理也是属于档案管理工作中的一种。

机关档案管理工作主要包括两个方面，第一项工作是对机关档案资源的管理，这是一种对档案实体的管理方法，第二项则是对机关档案中各类信息的管理，这是一种对档案信息的组织。

（二）做好机关档案管理工作的重要意义

面对快速发展的时代，信息的价值被凸现出来，做好信息的管理工作已经成为各行各业发展的重点，机关档案管理工作，不仅是一种对信息的存档，更是为信息的利用提供了有效的帮助，对经济社会发展提供有效的帮助。对档案管理工作的研究，能够发现当前机关档案在管理中存在的一些问题和弊端，以此更有针对性的改正档案管理工作的各项措施，实现对机关档案的规范化管理，依托完善的规范化管理推动管理实效的提升，促进机关档案管理高质量发展。

二、当前机关档案管理工作中存在的问题

（一）机关档案管理缺乏规范性

机关单位作为国家的一个重要组成部分，其内部档案是重要的文件，需要按照档案管理的各项要求做好分类、登记和管理工作，以为日后的查阅、使用提供方面。但由于机关单位缺乏足够的重视，缺乏对档案管理工作的应有重视，在档案管理工作中各项工作缺乏规范性和严谨性，档案存放随意，档案保存缺乏应有的重视，未能按照档案管理的各项要求严格开展管理工作，机关内部也缺乏完善、健全的档案管理制度，导致缺乏有效的制度指引，这导致机关内部档案文件未能按要求存档，一些重要文件引发丢失的风险，档案管理的工作效率不高，管理成效不足，缺乏规范化的制度指引，没有严格的制度约束行为，导致管理的散漫。

（二）缺乏高素质的档案管理人员

机关档案管理工作中存在问题的根本原因是管理问题，这就涉及到人的问题，所有管理问题的产生究其根源都能追溯到人员的行为。当前机关档案管理工作中档案管理人员的综合素质不足，对档案管理工作的认识也明显存在问题，这就导致了人员从思想上就陷入了档案管理的误区，认为档案管理不重要、档案管理比较简单、责任性小等问题，正是对档案管理缺乏正确的认识，导致实际的档案管理工作中思想松懈，档案的归档管理较为随意，不懂得利用信息技术，操作中常出现事物，这些都严重阻碍了档案管理工作的有效开展。

（三）缺乏软硬件设施

软硬件设施缺乏是当前机关档案管理工作发展的一个重要的瓶颈。信息化快速发展的背景下，机关档案管理要想提升管理效率，就需要先进的设施设备的支持，这对机关档案管理工作来说具有重要的意义，直接关乎了档案的发展水平、安全水平。完善的软硬件设施是档案管理工作开展的重要基础保障，有了档案管理基础设施的保障，才能够实现对机关档案的有效管理，才能够提升对档案资源的利用。当前各单位普遍缺乏软硬件设施，对档案管理工作投入的资金不足，檔案管理中一些基础的硬件设施如打印机、扫描仪等各类设施设备都无法有效配置齐全，给档案管理工作带来一定的难度，也影响了档案资料的安全性。

（四）档案管理信息化水平不高

信息化作为各行各业发展的方向，机关档案也应当朝着信息化方向发展，通过提升信息化程度来提升档案管理的工作效率，更好地做好档案的管理和保护，但目前仍有很多单位受到陈旧思想的阻碍，跟不上时代的发展，未能积极引入信息化的管理方式，这给档案管理工作带来一定的阻力，影响了档案管理工作的有效开展。

三、做好机关档案管理工作的实践分析与研究

（一）创新完善机关档案管理，以制度促管理

新形势下，为了更好地推动机关单位档案管理工作的有效开展，需要从制度层面落实，以更好地促进管理工作的开展。机关内部档案管理工作开展中，要积极创新档案管理工作制度，根据当年管理工作的实际要求，制定出切实可行且具有可操作性的管理制度。要确保制定的档案管理制度的规范性和统一性，让各单位形成统一的管理制度，确保制度与我国档案管理的相关法律法规相符，以更好地呈现档案管理制度的合法性和规范性。在档案管理制度制定的过程中，要设置相关的奖励和激励措施，推动档案管理工作的创新，提高档案管理工作的积极性，通过考核制度来加强人员的管理，确保档案管理整体质量和水平的提升。

（二）提升机关档案管理人员的综合素质

为了更好地推动档案的存储和应用，促进档案管理工作的良好发展，机关单位需要解决人员存在的问题，提升档案管理人员的综合素质，让人员成为管理的有效驱动力。一方面，机关内部要加强档案管理人员的培训，要从思想层面提升对该工作的正确认识，从行动方面提升自身的操作技能，做好档案的存储、管理，促进档案的利用。要定期、不定期开展相关培训，派档案管理人员外出学习，参加相应的培训班，要邀请档案管理专业人员来开展讲座，提升全员档案的意识。要让档案管理人员加强信息化的学习，提升计算机操作能力，更好地使用档案管理信息化的工作模式。另一方面要加强档案管理人才的引入，积极挖掘机关内部档案管理的价值，加强对档案的利用，让档案在新时期发挥其真正的作用。要积极引入信息化人才，助力机关档案管理工作的信息化发展。

（三）加强软硬件等基础设施的完善

为了提升机关档案管理的时效性，提升对设施设备的应用，机关内部要积极引进各类软件、硬件设施，推动档案管理工作效率的提升，实现档案管理的规范化、专业化发展。在硬件设施方面，机关内部要按照档案管理的各类要求，购买引进各类管理硬件设施，为档案管理提供充足的档案柜，积极购入打印机、扫描仪等设施设备以满足信息化使用的基本需求。对于有条件的单位要积极改善档案存储的环节，为档案配备防盗门窗，购入灭火器、温湿计等，做好档案室的安全防护和温湿管理。在软件设施方面，机关档案管理应积极引入国家档案局或者省档案局开发的档案管理类的软件，提升档案管理的规范化，简化档案管理程序，提升档案管理的效率。

（四）加强机关档案信息化建设

为了更好地跟得上时代发展的步伐，机关档案管理工作中也应当加强信息化的建设，提升工作效率的同时解放人力，提升档案管理的失效，促进档案管理的安全性。机关档案管理工作人员要将档案的分类目录录入到计算机中，一方面查找和翻阅。要借助扫描仪等推动档案电子化，实现电子方式的存储，对于一些重要的方案，还可以制作成Word文档，以减少档案丢失和破损带来的影响。信息化建设中要积极配套引进相应的信息化设备，包括计算机、扫描仪等，还应当积极引入先进的档案管理系统。此外，还需要做好信息安全防护工作，加强防火墙的设置，设立专用的秘钥等等，以提升安全性。

总结

在社会快速发展过程中，档案已经成为一类重要的资源，对各项工作的开展有着重要的意义。机关单位应当认识到档案管理的重要性，采取有效措施提升人员素质，加强软件硬件设备的更新升级，推动档案管理信息化的发展，更好地推动机关档案服务工作的质量。

参考文献：

[1]宋荣辉.机关档案工作管理存在的问题及对策探析[J].办公室业务，2017（16）.

[2]李东.机关事业单位档案工作中存在的问题及对策浅析[J].人才资源开发，2017（13）：24.

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