基于SSH框架及大数据的无纸化办公管理系统设计

张华

（湖南外国语职业学院信息技术与工程学院，湖南 长沙410200）

随着计算机技术的高速发展，无纸化办公因具有高效率和低成本的优势，已经被广泛应用于不同办公领域中[1]。我国各级政府以及规模较大的企业凭借充足的资金以及人才优势，初步构建了无纸化办公管理系统。例如宋蒲斌等人[2]采用MiniUI作为系统设计的框架，通过MiniUI内丰富的控件，以此实现综合信息管理。徐航等人[3]利用无线射频识别技术进行信息采集，组建信息采集模型，并对企业运行状态进行实时跟踪以及查询等，以此为依据进行系统开发与设计。然而，随着企业规模及数据量的不断扩大，无纸化办公管理效率与准确性随之下降，因此需要设计一种新的无纸化办公管理系统。

为此，本文设计了一种基于SSH框架及大数据技术的无纸化办公管理系统，其中SSH为struts+spring+hibernate的一个集成框架,是目前较流行的一种Web应用程序开源框架，利用该框架作为无纸化办公管理系统搭建的基础，通过各个模块之间的相互协作保证系统工作效率。不仅如此，采用切空间判别方法对局部区域样本进行筛选，实现数据降维以及系统运行效率的提升，并通过实验验证了该系统能够有效提升系统管理效率与准确性。

整个系统在设计的过程中，选取先进且成熟的工作技术，将其应用到无纸化办公审批环节中，相关人员能够给就当前的页面内容进行审批，并将审批结果提交给公文管理模块，保证审批质量与速度[4-5]。系统主要结合大数据技术，在SSH框架下进行系统设计，整个系统由八个模块组成，如图1所示。

图1 无纸化办公管理系统功能模块流程图

2.1 公文管理模块

公文管理模块由六个子模块组成。

（1）公文制作子模块

采用公文格式模板，套制电子公文。其中初始页面为一个初始公文模板，同时全面提示各项信息的准确位置，部分关键信息均由模板提供[6]。

（2）公文登记子模块

对文件标题、来文单位以及来文号等内容进行登记，完成登记后添加对应的来文记录，同时设计来文列表。

（3）转入办理子模块

创建全新的公文，同时形成阅批单，发送至领导邮箱进行审批，当领导录入批示后，返回至流程发起人。

（4）公文归档子模块

展示已经审批完毕的公文；
选取公文，将公文审批过程中的全部材料进行归档整理，同时已经归档的文章不再显示在公文列表中。

（5）公文查询子模块

利用搜索框输入模糊匹配或者在展示列表中选取公文，查看对应公文的详细信息[7-8]，同时对其进行权限设置。

（6）公文打印子模块

通过搜索框查看相关的公文内容，同时提供公文打印功能。

六个子模块共同构成了公文管理模块，各个子模块之间的相互配合，缺一不可，同时也说明了公文管理模块比较系统化，有着非常完整的工作流程。

2.2 会议管理模块

会议管理模块是由四个子模块组成。

（1）会议登记子模块

对会议地点、时间等会议信息进行登记，完成登记之后直接下发会议。

（2）会议室管理子模块

主要负责会议室预约、会议室召开以及会议查询等工作。

（3）会议通知子模块

通过提供列表设定全部会议的查看权限[9]，同时用户还可以进行搜索操作。

（4）会议查询子模块

查询正在召开或者已经召开过的会议，并利用列表展示。

会议管理模块能够节约参会者的时间，并且能使其了解到更多会议的动态信息，提升相关人员的工作效率。

2.3 领导活动安排管理模块

整个模块由三个子模块组成。

（1）领导活动登记子模块

主要负责登记标题、领导活动时间以及地点等相关信息，同时在列表中显示领导的活动记录。

（2）重要记录子模块

记录领导在活动中的重要讲话以及指示等，以此确保其得到有效落实。

（3）其他事项子模块

将领导交办的事项通过电子邮箱进行下发，同时相关工作人员需要及时向领导汇报工作的进度和结果[10-11]。

领导活动安排管理模块可以及时高效地传达领导在会议中的重要指示以及会议精神，提高了信息传递效率，有利于相关工作的开展。

2.4 通讯录管理模块

通讯录管理模块主要负责查看企业以及公司相关领导的通讯录，由五个子模块组成。

2.5 事务管理模块

事务管理模块由四个子模块组成。

（1）接待管理子模块

接待管理子模块直接记录接单人员名单以及接待时间等相关信息，同时通过列表展示以及搜索记录查询相关的接待记录。

（2）活动管理子模块

活动管理子模块主要负责登记活动内容、活动时间信息等工作。

（3）办公室内部事务管理子模块

主要负责会议内容的下发以及同事等工作，同时会议内容只有组内成员可见。

（4）学习管理子模块

学习管理子模块主要负责保存以及查看学习计划，同时还负责资料上传和共享工作等。

事务管理模块能为管理人员提供便利信息服务，四个子模块分工明确，大大提高了事务信息处理的效率和质量。

2.6 用户组织机构模块

用户组织机构模块主要负责为用户提供机构管理工作，通过树形分层模式对企业或者公司的所在的办公机构进行管理。

2.7 权限管理模块

权限管理模块主要负责用户权限管理工作，对全部的用户权限进行划分[12-13]，有效确保个人只能够看到有限的记录以及信息。

2.8 无纸化办公数据预处理模块

无纸化办公数据预处理模主要负责对数据进行降维等预处理操作，以期为后续的办公数据管理奠定坚实的基础，提升整个系统的运行效率。

无纸化办公是指在无纸化办公环境中进行的一种工作方式，无纸化办公是需要硬件、软件与通信网络协力才能达到的办公体验，而无纸化办公过程中所产生的所有数据称之为无纸化办公数据，包括人事数据、财务数据、业务数据、生产数据、项目数据、调查数据等多种数据。

无纸化办公数据为高维数据，表示为X=｛x1，x2，…，x｝i，将X映射到低维坐标系Y中。首先，需要对无纸化办公数据样本k点的近邻域进行扩展，简化操作过程；
然后寻找xi的k个邻近点；
最后扩大原始区域，确保局部信息得到有效增强[14]。

以下主要通过切空间判别方法对无纸化办公数据进行降维处理，具体操作流程为：（1）对样本点切方向进行评价；
（2）利用传统的数学理论对局部数据点建立的协方差矩阵进行特征值分解，同时将特征值进行排序，其中各个特征向量呈现对应的分解方向。为此，选取前m个最大的方向。

获取各个数据样本点xi的k个近邻点，其中距离公式可以表示为式（1）。

式（1）中dij代表各个邻近点之间的距离；
D代表系统中的邻近点数量；
q代表局部数据点数量；
xiq和xjq分别代表数据样本点距离第i个和第j个近邻点距离。

根据最优化问题，重新计算并建立权矩阵，具体的计算式为公式（2）。

式（2）中W代表权矩阵；
N代表样本总数；
ωij代表权重取值；
xj代表第j个数据样本点。

式（2）又可改写为以下的形式，即式（3）。

式（3）中，ωi代表权重的取值范围；
Zi代表全部权重值的总数。

为了确保数据降维后域样本的权值保持不变，需要设定以下的代价函数，见式（4）。

式（4）中，代表代价函数；
代表公文格式模板的全部类型数量。

对式（4）进行推导，则有式（5）。

式（5）中，Yi代表未进行无纸化办公处理的样本总数；
Tr代表办公总耗时；
r表示第r个办公项目；
minJ（Y）代表代价函数的推导结果。

为了简化操作，需要将上述结果通过矩阵排列的方式进行简化操作。设定矩阵约束条件为YYT=I，则有式（6）：

式（6）中，YBYT局部区域样本点数量；
YYT=I代表约束条件，T表示矩阵转置。

在上述基础上，需要加强样本间的重叠信息，确保得到充分的嵌入。以下通过切空间判别方法对扩展后的局部区域样本点进行选择保留，剔除无利用价值的数据，实现办公数据降维处理。

式（7）中，R=[xxT]vi代表办公数据降维矩阵。

为了验证所提基于SSH框架及大数据的无纸化办公管理系统的综合有效性，进行了仿真实验。具体实验环境如表1所示。

表1 仿真实验环境

为了提升实验结果的真实性，将某一大型企业办公数据作为实验样本数据。在此基础上将文献[3]所设计系统作为对比系统。

利用网络爬虫技术采集无纸化办公过程中所产生的数据，包括财务数据、业务数据、生产数据、项目数据等多种类型的高维数据，其数据总量为25.62G。将所采集到的实验数据平均分为两组，一组用于测试，一组用于实验，其中测试组数据量为12.81G，实验组数据量也为12.81G。将用于测试的实验数据输入至仿真软件，通过多次测试后获取与实际结果最为接近情况下的仿真参数，将该仿真参数作为初始仿真参数，能保证实验结果具有真实性以及可靠性。

根据上述实验设置，比较了本文所设计系统与文献[3]系统的数据降维效果，具体如图2所示。

图2 不同系统的数据降维效果

分析图2可知，与文献[3]系统相比，采用本文所设计系统进行数据降维后，对三个类别具有较好的分类能力，说明该系统的降维效果更好。

根据上述实验设进行40次实验，选取450个测试样本，主要对比两种系统的无纸化办公管理效率，具体实验对比结果如图3所示。

图3 不同系统的无纸化办公管理效率对比结果

分析图3中的实验数据可知，本文所设计系统的办公管理效率随着实验次数的增加在稳步的提高，其值在80%～100%之间波动，文献[3]系统随实验次数增加，增幅较小，并且在60%～70%之间波动，可知本文所设计系统办公管理效率明显高于文献[3]系统，主要因为在系统设计的过程中使用了SSH框架及大数据技术，促使系统的整体性能得到有效提升，尤其是系统的无纸化办公管理效率。

为了更加全面验证本文所设计系统和文献[3]系统的综合性能，对比了系统的日常办公准确性，具体实验对比结果如表2所示。

表2 不同系统的日常办公准确性对比结果

从表2中的实验数据可以得出，随着测试样本数量的增加，文献[3]系统的日常办公准确性呈现不断下降趋势；
而采用本文所设计系统进行办公，能够有效提升日常办公准确性。究其原因，主要是本文所设计系统对无纸化办公数据进行了降维处理，可有效简化办公流程，促使整个系统的日常办公准确性得到有效提升。

为了有效提升纸化办公管理系统的综合性能，设计并提出一种基于SSH框架及大数据技术的无纸化办公管理系统。系统中的八个模块分工协作、相互配合，同时对办公数据进行降维处理，简化了计算过程，有效提高了无纸化办公管理效率以及日常办公管理工作的准确性，可以实现系统运行效率的大幅度提升。

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